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Entre las empresas está extendido una creencia sobre la mensajeríainstantánea: El uso de esta herramienta, basada en aplicaciones yservicios como el MSN Messenger o Windows Live Messenger, o el GTalk, oel Yahoo Messenger, interrumpe a los empleados y baja su productividad.
Sin embargo, en los Estados Unidos se difundió un estudio que contradice esta suposición: Las empresas que buscan que sus trabajadores no tengan muchas interrupciones deberían impulsar el uso de estos programas.
La investigación llevada a a cabo por la Ohio State Universityyla Universidad de California asegura que los empleados que utilizan lamensajería instantánea son interrumpidos con menos frecuencia queaquellos que no lo usan en forma habitual.
La idea de la baja productividad por culpa de la mensajeríaconsidera a esta herramienta como una dificultad que una ayuda, porquesi se suman el teléfono y el correo electrónico, provocan mayoresinterrupciones y reduce la actividad.
Pero el estudio demuestra que la mensajería instantánea se aplicacomo un reemplazo de esas formas de comunicación, consideradas como másinvasivas, al igual que las conversaciones cara a cara.
"La clave es que la mensajería instantánea tiene algunos beneficiosdonde muchas personas sólo veían cosas malas", señaló R. Nelly Garret,uno de los autores del estudio y profesor asistente de comunicación enla Universidad de Ohio.
En este comunicado, Garret afirma; "Hemos descubierto que, de hecho, el messenger es positivo. La gente que usa la mensajería instantánea siente que es interrumpida con menos frecuencia".
El estudio se hizo con 912 personas que trabajaban por lo menos 30horas semanales en una oficina y que usaban la PC al menos cinco horasal día.
Los participantes fueron elegidos de forma aleatoria y entrevistadospor teléfono. Los resultados fueron publicados en la revista ComputerMediated Communication.
Para el estudio, la clave es cómo la gente usa esta tecnología.Muchos de los entrevistados comentaron que la utilizan para comprobarsi sus compañeros de trabajo están disponibles. Otros comentaron que lousan para recibir respuestas rápidas a preguntas generales o paradiscutir sobre trabajos que se están llevando a cabo, en lugar decontactar mediante conversaciones cara a cara.
"Hemos descubierto que los trabajadores son muy estratégicos a la hora de usar la mensajería instantánea.Lo usan para comprobar si sus compañeros están ocupados antes deinterrumpirles mediante un modo de comunicación más intrusivo", dijoGarrett.
Cada usuario puede configurar estas herramientas de comunicación asu gusto. Así, la mensajería instantánea les permite controlar cómo ydónde sus compañeros pueden comunicar con ellos.
Esta tecnología le brinda a los empleados la habilidad de modificarsu disponibilidad o de postergar una respuesta para un momento másadecuado.
Incluso, señala el estudio, como está aceptado socialmente ignorarun mensaje de este tipo, muchos empleados lo usan para aplazarconversaciones que interrumpen.
Garret apuntó que "la gente es muy innovadora respecto a cómo usanesta tecnología, y lo hacen en función de sus necesidades yexpectativas. Por otro lado, tienen tiempo suficiente en casa paraaprender más sobre ella y encontrar otras maneras de utilizarlaproductivamente".
Las razones de la aceptación de la mensajería en el mundolaboral son su facilidad de uso y su similitud con el correo electrónico. Sin embargo, el estudio advierte esta tecnología no llegará a tener tanta influencia como el e-mail.
"Los trabajadores no tratan de mantener conversaciones largas o deresolver problemas complejos mediante esta herramienta limitada. Másbien lo están usado para solicitar respuestas rápidas o para coordinarsus conversaciones", explicó el investigador.
Garret dirigió este estudio, difundido por el portal especializadoTendencias 21, junto a James N. Danziger, profesor de cienciaspolíticas en la Universidad de California.

 
 
 
Sugerencias desde Microsoft
Tantosi es uno es propietario de una empresa como un usuario intensivo de lamensajería instantánea, o ambas cosas, puede aplicar los siguientesdiez consejos, brindados desde Microsoft, sobre qué debe hacer y qué noal utilizar este tipo de herramienta.

• 1. Adopte una política de usuario para la comunicación mediante mensajería instantánea.Si es propietario de una empresa, sus empleados tienen que saber si leparece bien o no que utilicen la mensajería instantánea como medio decomunicación con, por ejemplo, clientes o socios comerciales.
• 2. No utilice la mensajería instantánea en conversaciones confidenciales o para transmitir información delicada.Si su empresa proporciona asesoramiento profesional en los sectores demercado de valores, finanzas, medicina o derecho, probablemente no seamuy acertado usar la mensajería instantánea.
• 3. Organice sus listas de contactos de modo que los contactos comerciales queden aparte de los amigos y los familiares.Las listas de contactos, también conocidas como "listas de conocidos" o"listas de amigos", contienen los posibles receptores de los mensajesinstantáneos.
• 4. No permita que se abuse de la mensajería instantánea en el trabajo empleándola para conversaciones personales.Pida a su personal que deje las conversaciones personales para losdescansos o para la hora de la comida, explíqueles que la mensajeríainstantánea sirve para hacer clientes o para generar beneficios para laempresa.
• 5. Sepa que los mensajes instantáneos también se pueden guardar.Algunos servicios de mensajería instantánea permiten incluso archivarmensajes completos. Conclusión: tenga cuidado con lo que dice, tal ycomo haría con el correo electrónico.
• 6. No comprometa ni la reputación de su empresa ni la suya propia.Tal vez los tribunales estén aún tratando de determinar la validez delos mensajes instantáneos en materia de calumnia, difamación, y demáscuestiones legales. Sea cauto en lo que dice.
• 7. Cuidado con las infecciones de virus y los riesgos a la seguridad relacionados.La mayoría de los servicios de mensajería instantánea permitentransferir archivos con los mensajes. Hay que informarse acerca de lacalidad del sistema de protección del servidor de seguridad propio ydecidir si es mejor o no restringir la transferencia de archivos através de los servicios de mensajería instantánea.
• 8. No comparta información o datos personales a través de un servicio de mensajería instantánea.Incluso si confía plenamente en la persona con la que se estáescribiendo, no es aconsejable incluir información personal comocontraseñas o números de tarjetas de crédito, incluso un número deteléfono en cierta manera confidencial.
• 9. Sea conciso y breve en sus mensajes instantáneos y sepa siempre cuando decir adiós. Es necesario limitar las consultas, ir al grano y evitar palabrerías innecesarias.
• 10. No cause confusión usando un nombre o un estado de usuario engañoso.Los nombres de los usuarios de los servicios de mensajería instantánea,como los del correo electrónico, deben ser coherentes con el resto delos utilizados en la empresa.

Cuidados y precauciones
Al igual que con elcorreo electrónico, la facilidad y utilidad de la mensajeríainstantánea han provocado el aumento de los riesgos y problemas. Lamensajería instantánea se está convirtiendo cada vez más en el objetivode los atacantes para propagar virus, gusanos, spim (spam en MI),programas maliciosos y ataques de phishing. Estos ataques han crecidode forma exponencial en los últimos tres años, advierten desdeSymantec, primer fabricante mundial de software de seguridad.
En ese sentido, el principal cuidado que se debe tener es no aceptarla transferencia de archivos por parte de desconocidos e incluso cuandose descarga algún documento chequearlo con un antivirus actualizado.
Más información sobre la seguridad en mensajería instantánea en esta nota de Infobaeprofesional.com.
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